Asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Cash-In Consulting Oy Ab (jäljempänä Cash-In, ks. yhteystiedot)
•    Kotipaikka: Vaasa, Suomi
•    Y-tunnus: 0646115-8
•    Toimiala: perintä-, taloushallinto- ja lakipalvelut sekä niihin liittyvä ohjelmistotuotanto

Cash-In toimii asiakasrekisterinsä rekisterinpitäjänä. Kirjanpito-, reskontra-, laskutus-, ja lakipalveluissa Cash-In toimii pääasiassa henkilötietojen käsittelijänä, ja asiakas vastaa rekisterinpitäjänä rekisteröidyn oikeuksista.

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Cash-Inin tietosuojavastaavana toimii Sebastian Sandvik.

Kaikki rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät vaatimukset tulee lähettää allekirjoitettuina postitse osoitteeseen

Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä on jäljempänä kohdassa 9.

Yleisiä kysymyksiä henkilötietojen käsittelystä voi lähettää myös sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja(at)cash-in.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoitus on Cash-Inin tarjoamien palveluiden toteuttaminen. Asiakasrekisterin tarkoitus on varmistaa Cash-Inin asiakkaisiin kohdistuvien sopimuksenmukaisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteutuminen.

Siltä osin kuin asiakasrekisteriä käytetään potentiaalisiin asiakkaisiin kohdistuvaan markkinointiin, tarkoitus on Cash-Inin toiminnan ylläpitäminen ja uusien asiakkuuksien hankkiminen.

4. Henkilötietoryhmät

Asiakasrekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoryhmiä: nimi, henkilötunnus, osoite- ja yhteystiedot, asiakasnumero, talous- ja luottotiedot, taloushallinto-ohjelmistoa koskevat tiedot, online-palvelun käyttäjätiedot, työnantajatiedot, toimiala ja tilastot annetuista toimeksiannoista. Lisäksi käsitellään tietoja, jotka liittyvät asiakkaan ja Cash-Inin väliseen viestintään.

Cash-In ei käsittele yllä mainittuja tietoja kaikissa tapauksissa vaan ainoastaan niitä tietoja, jotka ovat tai voivat olla tarpeellisia asiakkuuden hoitamiseksi. Tietoja käsitellään sähköisesti Cash-Inin eri asiakashallintaohjelmistoissa sekä mahdollisesti Cash-Inin ja asiakkaan yhteistyökumppanien välisissä tiedonsiirroissa, joissa yhteistyö saattaa edellyttää, että Cash-In käsittelee tietoja yhteistyökumppanin vaatimusten mukaisesti.

Cash-In voi poikkeuksellisesti käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä, jos ne ovat tarpeellisia velkajärjestelyyn, konkurssiin tai asiakkaan oikeuksien turvaamiseen liittyen, tai jos Cash-In katsoo tiedot tarpeelliseksi omien tai asiakkaan oikeuksien turvaamiseksi oikeusprosessissa.

5. Käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterin tietojen käsittely perustuu ensisijaisesti asiakkaan ja Cash-Inin välisen yhteistyösopimuksen toteuttamiseen. Cash-In käsittelee asiakkaan yhteyshenkilön tietoja oikeutettujen etujen perustella, eli voidakseen ylläpitää yhteistyötä asiakkaan kanssa sekä voidakseen osoittaa, mitä ohjeita asiakas on antanut ja miten Cash-In on toteuttanut velvoitteensa. Oikeutettu etu punnitaan suhteessa riskeihin, ja sille antaa erityistä painoarvoa se, että yhteyshenkilön tietojen käsittely on välttämätön edellytys asiakassuhteen hoitamiselle.

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös pakottavaan lainsäädäntöön, esimerkiksi kirjanpitolakiin, jos henkilötiedot ovat osa Cash-Inin kirjanpitomateriaalia. Käsittelyperuste on tällöin Cash-Inin lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen.

Poikkeuksellisesti käsittelyperusteena voi olla rekisteröidyn suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, minkä seurauksena suostumukseen perustuvien tietojen käsittely lopetetaan. Koska suostumus on käsittelyperusteena vain poikkeuksellisissa tapauksissa, suostumuksen peruuttaminen ei yleensä vaikuta käsittelyyn.

6. Tietojen säilytysaika

Cash-In säilyttää asiakkaan tietoja, kunnes osapuolten välinen sopimus päättyy. Sopimuksen päättymisen jälkeen Cash-In voi kuitenkin säilyttää niitä tietoja, jotka ovat tarpeellisia lakisääteisten velvoitteiden, kuten perintälain, perintälupalain ja kirjanpitolain noudattamiseksi.

Cash-In säilyttää asiakkaan yhteyshenkilön tietoja niin kauan kuin ne ovat voimassa tai niin kauan kuin tiedot saattavat olla tarpeen viestinnän dokumentoimiseksi tai Cash-Inin tai kolmannen osapuolen oikeuksien turvaamiseksi esitettyjä vaatimuksia vastaan.

Jos asiakkaan yhteyshenkilö vaati tietojen poistamista, Cash-In poistaa kaikki yhteyshenkilön tiedot, jotka eivät ole tarpeellisia lakisääteisten vaatimusten, sopimusvelvoitteiden tai oikeutettujen etujen täyttämiseksi.

7. Tietolähteet

Asiakasrekisterissä käsiteltävät henkilötiedot ovat peräisin rekisteröidyltä itseltään, toimeksiantajalta, kaupparekisteristä, luottotietorekisteristä, väestötietojärjestelmästä, postirekisteristä, käräjäoikeuksilta ja muilta tuomioistuimilta ja ulosottoviranomaiselta.

Jos rekisteröityyn ei saada yhteyttä edellä mainituista tietolähteistä saatujen yhteystietojen avulla, henkilötietoja voidaan hakea myös muista luotettavista lähteistä, kuten yksityisistä osoite- ja puhelinnumerorekistereistä sekä ulkomaisilta viranomaisilta.

8. Henkilötietojen siirtäminen ja luovuttaminen

Asiakasrekisterin tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan asiamiehelle, tuomioistuimille, viranomaisille ja luottotietoyhtiöille sekä asiakkaan yhteistyökumppaneille, jotka toimivat asiakkaan ohjeiden mukaisesti.

Cash-In ei yleensä siirrä henkilötietoja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Poikkeustilanteessa tiedot voidaan siirtää ETA-alueen ulkopuolelle, mutta siinä tapauksessa Cash-In varmistaa, että vastaanottaja täyttää henkilötietojen käsittelyä koskevat lakisääteiset vaatimukset.

9. Rekisteröidyn oikeudet saada pääsy tietoihin, tietojen oikaisemiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin rekisterissä käsiteltäviin tietoihin. Rekisteröidyillä on myös oikeus virheellisten tietojen korjaamiseen sekä oikeus vastustaa tietojen käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu yleiseen etuun tai Cash-Inin tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun.

Kaikki tietopyynnöt ja muut oikeuksiin liittyvät vaatimukset on tehtävä Cash-In Online -portaalin kautta tai kirjallisesti osoitteeseen tietosuoja(at)cash-in.fi .

Lue lisää oikeudesta saada pääsy tietoihin

10. Automatisoitu päätöksenteko

Cash-In ei käytä automatisoitua päätöksentekoa henkilötietojen käsittelyssä.

11. Valvontaviranomainen

Henkilötietojen käsittelyä valvoo Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, joka on tietosuojaa valvova viranomainen myös Cash-Inin toimiessa Suomen ulkopuolella. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.